Kartläggning av kommunernas och sjukvårdsdistriktens gamla klient- och patientdatasystem samt gamla elektroniska uppgifter


SoteDigi genomför en kartläggning av social- och hälsovårdens klient- och patientdatasystem, vars syfte är att utreda:


1. Klient- och patientdatasystem som inte längre används inom nuvarande eller tidigare organisationer inom social- och hälsovården (personuppgiftsansvarig).


2. Mängden databaser och så kallade gamla uppgifter i ovan nämnda system, som ska arkiveras i elektronisk form.


Med elektroniska gamla patientuppgifter avses sådana uppgifter om patienten som har sparats i hälso- och sjukvårdens datasystem innan Kanta-tjänsten togs i bruk. Arkivet med gamla uppgifter är en del av FPA:s Kanta-tjänster. Observera att enkäten inte gäller pappersmaterial.


Utifrån enkätsvaren strävar vi efter att bedöma mängden gamla elektroniska uppgifter samt arbetsmängden och resursbehovet i anslutning till arkiveringen av dem. Dessutom försöker vi ta reda på omfattningen av samt överföringsmetoden och kostnaderna för de uppgifter som ska föras över till Kanta-arkivet.


Materialet från kartläggningen utnyttjas i planeringen av eventuella arkiveringsprojekt för gamla uppgifter och i utvecklingsarbetet i anslutning till detta. I resultaten framgår inga svar från enskilda kommuner, utan utifrån kartläggningen fås en överblick över situationen.


Vi ber dig besvara den bifogade enkäten senast 15.3.2020. Ett stort tack!


Mer information


Jenny Vuollet, projektledare för projektet Integration och interoperabilitet, SoteDigi Oy

jenny.vuollet@sotedigi.fi

Organisationens namn:

Namn på den person som besvarar enkäten:

Befattning i organisationen:

Telefonnummer:

Organisationens e-postadress:

1. Har ni inom er organisation tidigare gjort en kartläggning av så kallade gamla elektroniska uppgifter eller elektroniskt material som ska arkiveras?

Om du svarade nej kan du gå direkt till fråga 2.

Om ni har gjort en kartläggning, gjordes den i samarbete med (du kan välja flera alternativ):

När gjordes ifrågavarande kartläggning?

Finns utredningen tillgänglig någonstans?

2. Har er organisation elektroniska klient- eller patientdatasystem som inte längre används eller som används passivt?

Om du svarade nej kan du gå direkt till fråga 3.

Vilka är dessa elektroniska system som inte längre används eller som används passivt? Du kan välja flera system.

Uppskattningsvis hur många elektroniska databaser som är passiva/ska arkiveras finns i er organisation?

Uppskattningsvis hur många elektroniska formulär eller uppsättningar uppgifter som ska arkiveras finns i er organisation?

Uppskatta de årliga kostnaderna för ovan nämnda elektroniska system som inte längre används eller som används passivt. €/år/system.

Underhålls de angivna datasystemen som inte längre används? Hur sköts uppdateringen och underhållet av ovan nämnda system?

Vilka uppgifter som väntar på arkivering finns i systemen som inte längre används?

Hur ofta används gamla elektroniska uppgifter i er organisation?

Hur stor del av de gamla uppgifterna används aktivt i er organisation? Vilket anser du är användningsändamålet med de gamla elektroniska uppgifterna?

3. Har organisationen som du representerar arkiverat de gamla elektroniska uppgifterna i Kanta-arkivet?

I vilka system har uppgifter redan arkiverats? Du kan välja flera system.

Om du svarade ja, vilket år genomfördes Kanta-arkiveringen av de gamla elektroniska uppgifterna?

Om du svarade nej, hur förvaras de återstående elektroniska uppgifterna för närvarande?

Vilka uppgifter från systemet arkiverades?

Arkiverades alla uppgifter i era system i Kanta-arkivet?

Om du svarade nej på föregående fråga, på vilka andra platser arkiverades/lagrades elektroniska uppgifter?

Närmare beskrivning av innehållet i de elektroniska dokumenten som väntar på arkivering

4. Om ni ännu inte har arkiverat gamla elektroniska uppgifter, vilka klient- och patientdatasystem används passivt i er organisation? Du kan välja flera system.

5. Finns det någon tidsplan för elektronisk arkivering av gamla uppgifter i er organisation?

6. Har ni uppskattat de eventuella kostnaderna för elektronisk arkivering i er organisation? Nu eller i framtiden?

Om du svarade ja på föregående fråga, ange den uppskattade kostnaden här / €.

7. Är nuvarande personuppgiftsansvarig för de gamla elektroniska uppgifterna samma som när uppgifterna skapades?

Beskriv situationen och utmaningarna i anslutning till den

8. Vad har ni planerat att göra med de gamla elektroniska uppgifterna i er organisation?

9. Vilka andra utmaningar anser du att arkiveringen av gamla elektroniska uppgifter innebär?

10. Använder er organisation något annat system för arkivering av elektroniska patientuppgifter än Kanta-arkivet?

Om du svarade ja, vilket arkiveringssystem används i er organisation? Om ni använder något annat lokalt arkiv, vilka uppgifter lagras där?

11. Skulle ni vara intresserade av en gemensam upphandling vad gäller arkivering av gamla elektroniska uppgifter? Tror ni att ni skulle ha nytta av det?

Vad bör den gemensamma upphandlingen eller något annat samarbete särskilt inrikta sig på?

12. Öppna kommentarer

13. SoteDigi ordnar ett diskussionsmöte om arkiveringen av gamla elektroniska uppgifter via Skype i mars–april 2020. På mötet diskuteras resultaten från denna enkätundersökning och vi funderar tillsammans över eventuella fortsatta åtgärder.

Ange här kontaktuppgifterna till de personer som är intresserade av Skype-mötet (namn och e-postadress):

Tack för dina svar!

0%